Comment réussir un événement clients
Commencez à planifier au moins deux mois à l’avance surtout si vous devez louer une salle, faire appel à des conférenciers, négocier des budgets… Préférez le jeudi comme jour car le vendredi, « thank’s God it’s Friday ! », le lundi c’est déprime post weekend, le mardi c’est pas le temps !, le mercredi, c’est les enfants…
Choisissez votre « motif » avec soin (inauguration de locaux, vernissage, conférence à thème, avant-première de film…). A Paris, il y a pléthore d’évents et même si vous êtes persuadés que vos clients vous adorent, il est préférable de leur donner une autre bonne raison de venir.
Impliquez vos équipes commerciales très en amont. Même une invitation doit se vendre. C’est un geste auquel les clients sont sensibles pour autant qu’on leur en parle. Même s’ils ne viennent pas ils auront été flattés d’être invités.
Lancez votre invitation 3 semaines avant le jour J. Visez large au niveau du nombre des invités. Une personne sur deux ne pourra pas venir. Soignez la forme (humaine : c’est une personne qui invite ; précise : quel jour, quelle heure, où, pour faire quoi, y aura-t-il à manger ?, où répondre ?, originale : carton, couleurs, media...)
Relancez ou faites relancer par vos équipes tous ceux qui n’ont pas répondu une semaine avant. Confirmez la veille ceux qui ont dit qu’ils venaient. Surbookez à 30%. Une personne sur deux ne viendra effectivement pas alors même qu’elle avait confirmé sa venue.
Pointez le jour J ceux qui sont effectivement venus. Si vous avez plus de 50 clients attendus, préparer plusieurs copies de listes des noms rangés par ordre alphabétique et mobilisez vos équipes pour accueillir les clients en plusieurs endroits si non vous risquez de provoquer une attente désagréable.
Prévoyez à boire et à manger. Une fois votre food code (cf. article précédent « Bien recevoir en Entreprise ») clarifié, quelle que soit l’heure, on est en France, donc on mange et on boit quelque chose de bon, d’original.
Quel que soit le motif, faites un petit discours : présentez-vous, dites que vous êtes heureux, parlez fort, regardez votre public, remerciez, ne soyez pas trop long.
Enfin, n’écoutez pas ceux qui bougonnent. Ne regardez pas ceux qui campent près du buffet. Oubliez ceux qui avaient promis de venir et qui ne sont pas venus
Enjoy !
Illustration : cocktail Rituel Studio du 10 sept. 2015
